行走在業界,常常都有優秀卻也留不住的人才,在這個情況下若能主動詢問是否需要推薦信,並提供一份恰到好處的推薦信 / 推薦函給他,不要以為一封信就可以了,有些工作會需要更多封推薦信呢,你的那封信更重要了,這樣一來,必能更近一步增加彼此的良性互動,俗話說的好,人情留一線,日後好相見。
推薦信是什麼?為了未來而寫的信
通常是工作上的下屬會請你提供的一份文件,將可以為下屬的下一份工作機會、申請學校機會提供一個具有說服力的契機,通常用於求職、求學中,我們的目標是在推薦信中描述下屬的工作狀況,包含工作中的使用技能、任務完成能力、團隊管理能力、協作能力與同儕相處情形、領導能力等,也可以具體描述過往合作的經驗。
四點推薦信撰寫注意事項
- 推薦信通常是比較偏向正面情況的陳述表達,畢竟你是「推薦」他而寫這封推薦信。
- 若自己發現對於被推薦者的了解有限或沒有時間撰寫等影響因素,也可以直接告訴對方自己的狀況。
- 對於被推薦者「潛力」的部分也是相當值得寫入。
- 明確了解推薦信的截止時間,有助於彼此的時間安排。
推薦信撰寫訣竅:得到被推薦人的幫助
不管我們多了解一個人,還是會有疏漏的面向;想要撰寫一封優秀的推薦信實際上也需要更多線索,我們可以透過向推薦人索取一些資料來幫助自己的寫作,不論是增加靈感還是增加說服力都是相當合適:
- 最新的一份履歷(照片與表格式)
- 最新的一份自傳(作文形式)
- 新工作 / 申請學校的細節
- 希望被提及的個人特質
推薦信撰寫第一段:禮貌稱呼將來的讀信人
保持禮貌絕不會出錯,以有禮的態度稱呼將來的讀信人,可以拉近彼此的關係,若不確定將來的讀信人會是誰,也先以「敬啟者」稱呼。
推薦信撰寫第二段:介紹自己
推薦信的撰寫,第一段通常會是「自我介紹」,這一段不需要太長,但是非常的重要,需要在第一段就清晰地陳述自己是誰,自己與被推薦者的關係,自己的職位與工作內容。介紹自己時的目標是提升整封推薦信的權威感與可信度。
推薦信撰寫第三段:說故事
寫下最新的相處互動,重點在於被推薦人的專業能力或者學術能力。寫下自己與被推薦人相處的過往故事,並在故事的重點部分呈現被推薦人的優秀面向,說故事的原因可以生動的把被推薦人的過去與動機呈現出來。
推薦信撰寫第四段:聯絡方式
推薦信寫到第四段也差不多進入尾聲,與第一段相同,保持有禮的態度,表達若需要自己的更多補充說明,可以透過以下的聯繫方式再做討論,聯繫管道就以商務上常用的為主,像是電話、電子信箱,若你們的產業普遍使用通訊 APP 聯繫也可以留下 ID。
推薦信撰寫尾聲:檢查校對
重覆的讀過自己寫的推薦信,確認內容的正確性與標點符號的使用,讓內容做一個通盤的整理。推薦信的內容長度通常保持在一頁即可。
結語
這篇推薦信的文章沒有關於信件範本的內容,這是因為推薦信的內容應該盡量保持真實,這不僅是對於被推薦人的保證,實際上也是以自己的信用去佐證的,相信這篇的內容足夠幫助到你。
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