企業活動規劃的訣竅就是「萬丈高樓平地起」,先從一份有架構的企劃書開始。一般來說「企業活動」這個名詞包含的範圍相當廣,從員工聚餐、手作體驗到員工家庭日、企業運動會都涵蓋在內,而預算的多寡也會影響到活動的形式以及規劃,一份獨特的企劃書能夠幫助你梳理邏輯,並保持企劃書的高競爭力。準備企業活動之前,首先要定義一下規模與預算,接著照著教學一步步寫好企劃書吧!
活動分為需要招生參與者與不需要招募參與者兩種,如果需要招生的,那就意味著需要更多的行銷思考喔!
為什麼做企業活動?
首先我們做企業活動,不管規模大或小,核心概念都是要促進人員彼此的交流,盡快讓團隊成員消除隔閡、在不同面向熟悉彼此,而辦活動,就是一種很棒的方式去達成這個目標,活動類型最好挑選具有輕微「競爭感」的競賽,競賽人人知,但是程度要有多輕就要看組織的熟絡程度了。
規劃具濃厚競爭感的活動反而容易出錯,若因而傷到團隊成員彼此的感情,反而是得不償失了。切入主題,萬事起頭難,要怎麼開始寫出一個好的企業活動的企劃案,首先你可以列出大架構,把方向訂定好,有了開頭架構,內容物就更好填寫,我們列出架構給你,接著看下去。
「企業活動規劃」的企劃書架構列表
- 活動宗旨:目的的界定,為什麼要規劃這場活動?增進夥伴間的情感與良好互動、迎新、送舊、年終活動⋯⋯等等,都是好的目的。
- 活動主題:主題的界定,手作課程療癒日、電影賞析日、大吃大喝日⋯⋯等。
- 意義說明:參與者狀態分析著手,可以是與部門類型相反,工程部門長期使用電腦,那就來個戶外活動;平常就在運動的韻律體操教師可以做點靜態的休閒娛樂。
- 目標對象:參與者、組織、機構。
- 活動策劃組:通常就是寫企劃的人或單位。
- 活動方式與內容:在這裡不只可以用文字說明,附上幾張過往此公司辦的活動照片,也是豐富內容的好辦法。
- 活動前期宣傳方式:內部廣告,內部電子郵件寄送、海報製作張貼、簽到表、回覆表等等都可以放在裡面。
- 活動時間表:活動開始與結束時間,什麼時候是自由時間可以特別註記,讓參與者也可以知道接下來的活動,會讓活動進行更順利。
- 活動地點:附上場地外觀與內部照片,會讓閱讀者更心動喔。
- 活動人員安排:執行團隊與組織人力配置。
- 活動流程:也可以是計畫流程。
- 項目預算:特別需要注意的是保險項目應該要看情況投保。
- 效果分析:這跟意義說明是相對等的,希望這場活動的意義,是否有達到效果的分析說明。
- 活動總結:可以在此提醒若有拍照的同仁可以將照片統一傳到策劃組的手機,由一人統一整理,開相簿與大家共享。
活動企劃架構一定要照著寫嗎?
直接說:不需要照著寫。企劃架構是一個很廣泛的東西,我能告訴你,照著上面的這十四項寫絕對不會出錯,但是不同的活動、組織乃至個人(長官)都有自己特別關注的事情角度,可能這一場企業活動是很輕鬆的一場小活動,那麼上面寫到的「效果分析」可能就不需要這麼在意,有可能主管特別在意的是活動流程規劃的時間分佈,也可能最後把活動流程的層級拉高,需要更細的確認「企業活動流程」、「配合廠商工作流程」、「活動退場人員疏散流程」都有可能。所以因地制宜、適度調整,假如要新增項目,或者調整順序都是沒問題的。
Q:有簡單版的規劃方向嗎?
A:目標、背景、主題、時間、地點、流程、預期效果、預算、風險評估。
可以依上面的這幾點去寫就好,如果還是覺得這樣的企劃流程太長了,那麼我們就再精簡一點,只專注在「活動目標」、「預算分配」、「活動類型」、「配合廠商」、「活動總結」,這五點就好,專注思考這幾項,就可以解決大部分的疑問囉。
精簡版企業活動企劃
一、確立活動目標
不同的目標,就會讓活動的形式產生改變,企業活動的目標像是舒壓放鬆還是透過協助讓關係破冰呢?或者是為了特定的團隊問題,可能是跨部門合作常常出問題、與客戶或經銷商的關係需要加強…等等,會有一個目標,確定了目標,接下來依需求選擇活動的類型,大方向就不會出錯了,還有一個重點,一定要確實傳達辦這個活動會讓企業變好,或者是為了員工好而舉辦的。
二、整理預算配置
預算的規模一定會決定企業活動的輪廓,半天或者是一個整天?基本上有一個簡單的訣竅可以去思考,就是一個人平均的花費,也就是:總人次 / 總預算,規劃越單純的企業活動,越可以依據這個方法去找到適合的活動,比方說一個人的預算大概是 100 元,那或許大家吃一吃,聚聚餐或者送一個小禮物就差不多了,假如是 1,000 元,那可能可以考慮請專業的講師授課,或者到一些教室去玩手作體驗,假如是 3,000 以上,那或許可以朝向舉辦小型演奏會、演唱會或者更多複合式的活動可能。
三、決定活動類型
可以透過參與者的性質來規劃活動類型,這一次的企業活動是包含全公司的成員呢?還是特定部門呢?全公司一同參與的活動其實在規劃上就會比較籠統,相比特定部門,如業務部的活動類型可以比較刺激、有活力一些的運動項目,企劃部會比較喜歡靜態的手作、療癒活動等等去規劃。
四、尋找配合廠商
決定了活動類型之後,就可以開始尋找能夠辦活動的廠商囉,如果是小型的手作課程,也可以尋找喜歡的主題,不同的辦課單位、環境體驗也都不太一樣喔,假使是中型的 Team Building 企業活動,可以討論看看是不是要租場地,或者搭配手作課程的內容一起營造起來。如果是比較大型的活動,通常都有特定的活動公關公司會協助舉辦,而大多數的公司以前都辦過了,也都有資源能夠聯絡到。
五、活動總結
活動結束了,預期要用什麼樣的方式去評估這一檔活動的成效呢?可以透過量化或質化的方式去評估。還記得企劃書的開頭提到的「活動目標」嗎?可以透過問券的方式去做調查,現在做問券也很簡單,有時候透過線上表單,結合 QR 碼,大家透過手機掃描就可以開始填寫了,現場填寫一點都不麻煩,另一個方式也可以是後續觀察彼此的關係或者互動,總之,訂立了什麼活動目標,最好也可以有檢驗的方法,這樣的企劃書主管最喜歡了。
活動規劃的最後一點提示:場地
企業活動類型大概分為室內與室外,室外活動有可能是一起爬山、淨灘、運動會等等,室內比較常見活動有:體驗活動、手作課程、員工聚餐等等,室外活動的好處是可以呼吸一些新鮮空氣,如果企業成員長期都是坐在電腦前,透過活動帶著大家到室外走走調劑身心是很棒的事情,室內的好處是比較不會累,通常都是比較安靜、舒服的活動。
此外,室內室外的分別,還有一個很需要考慮的,就是活動環境舒適度。室內有冷氣,不會被天氣跟季節影響,夏天涼冬天暖,如果一定要辦在室外,就要考慮到季節了,早春與晚秋都是不錯的選擇,當然雨天的備案以及準備一定要有,誰都不確定會發生什麼事。
企業活動推薦:植栽系活動體驗
最後,希望這些活動企劃的架構能夠幫助到大家,因為我們覺得藉由這些活動規劃的經驗分享,能讓大家都能變得更好。介紹一下我們自己,我們是有肉,是一個熱愛自然、綠意、多肉植物的團隊,平常除了協助企業組織舉辦企業包班活動、手作體驗包班課,在台北大安捷運站旁也有一間實體店面販售多肉植物盆栽,是一處結合了台灣十數個盆器設計品牌而成的空間,也會在這個空間開課,在網路的世界裡也經營著一間網路花店,協助盆栽送禮、代客送花等等的服務,我們從 2015 年開始,是個很年輕的團隊,很高興認識你唷。(點圖去看看我們的體驗內容吧!)
植栽系企業活動規劃
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