企業活動規劃的訣竅就是「萬丈高樓平地起」,先從一份有架構的企劃書開始。一般來說「企業活動」這個名詞包含的範圍相當廣,從員工聚餐、手作體驗到員工家庭日、企業運動會都涵蓋在內,而預算的多寡也會影響到活動的形式以及規劃。準備企業活動之前,首先要定義一下規模與預算,接著照著教學一步步寫好企劃書吧!

 

為什麼做企業活動?

首先我們做企業活動,不管規模大還是小,核心概念都是要促進人員彼此的交流,盡快讓團隊成員消除隔閡、在不同面向熟悉彼此,而辦活動,就是一種很棒的方式去達成這個目標,活動類型最好挑選具有輕微「競爭感」的競賽,競賽人人知,但是程度要有多輕就要看組織的熟絡程度了。

有太多競爭感反而容易出錯,假使因此而傷到彼此的感情,反而是得不償失了。直接切入主題,萬事起頭難,要怎麼開始寫出一個好的企業活動的企劃案,首先你可以列出大架構,把方向訂定好,有了開頭,內容物就更好填寫,我們列出架構給你,接著看下去。

 

做企業活動的原因 企業活動規劃的目標

「企業活動」的企劃書架構列表:

  • 活動宗旨(目的的界定,為什麼要辦這場活動?增進夥伴間的情感與良好互動、迎新、送舊、年終活動⋯⋯等等,都是好的目的。)
  • 活動主題(主題的界定,運動放鬆日、手作課程療癒日、電影賞析日、大吃大喝日⋯⋯等。)
  • 意義說明(參與者狀態分析著手,可以是與部門類型相反,工程部門長期使用電腦,那就來個戶外活動;平常就在運動的韻律體操教師可以做點靜態的休閒娛樂。)
  • 目標對象(參與者、組織、機構。)
  • 活動策劃組(通常就是寫企劃的人。)
  • 活動方式與內容(在這裡不只可以用文字說明,附上幾張過往此公司辦的活動照片,也是豐富內容的好辦法。)
  • 活動前期宣傳方式(內部廣告,內部電子郵件寄送、海報製作張貼、簽到表、回覆表等等都可以放在裡面。)
  • 活動時間表(活動開始與結束時間,什麼時候是自由時間可以特別註記,讓參與者也可以知道接下來的活動,會讓活動進行更順利。)
  • 活動地點(附上場地外觀與內部照片,會讓閱讀者更心動喔。)
  • 活動人員安排(執行團隊與組織人力配置。)
  • 活動流程(也可以是計畫流程。)
  • 項目預算(特別需要注意的是保險項目應該要看情況投保。)
  • 效果分析(這跟意義說明是相對等的,希望這場活動的意義,是否有達到效果的分析說明。)
  • 活動總結(可以在此提醒若有拍照的同仁可以將照片統一傳到策劃組的手機,由一人統一整理,開相簿與大家共享。)

 

活動企劃架構一定要照著寫嗎?

直接說:不需要照著寫。企劃架構是一個很廣泛的東西,我能告訴你,照著上面的這十四項寫絕對不會出大錯,但是不同的活動、組織乃至個人(長官)都有自己特別關注的事情角度,可能這一場企業活動是很輕鬆的一場小活動,那麼上面寫到的「效果分析」可能就不需要這麼在意,有可能主管特別在意的是活動流程,最後把活動流程的層級拉高,需要更細的確認「企業活動流程」、「配合廠商工作流程」、「活動退場人員疏散流程」都有可能,假如要新增項目,或者調整順序都是沒問題的。

 

Q:有簡單版的企劃方向嗎?

A:目標、背景、主題、時間、地點、流程、預期效果、預算、風險評估。

可以依上面的這幾點去寫就好,如果還是覺得這樣的企劃流程太長了,那麼我們就再精簡一點,只專注在「活動目標」、「預算分配」、「活動類型」、「配合廠商」、「活動總結」,這五點就好,專注思考這幾項,就可以解決大部分的疑問囉。

 

精簡版企業活動企劃

一、確立活動目標

不同的目標,就會讓活動的形式產生改變,企業活動的目標像是舒壓放鬆還是透過協助讓關係破冰呢?或者是為了特定的團隊問題,可能是跨部門合作常常出問題、與客戶或經銷商的關係需要加強…等等,會有一個目標,確定了目標,接下來依需求選擇活動的類型,大方向就不會出錯了,還有一個重點,一定要確實傳達辦這個活動會讓企業變好,或者是為了員工好而舉辦的。

二、整理預算配置

預算的數量一定會決定企業活動的輪廓,半天或者是一個整天?基本上有一個簡單的訣竅可以去思考,就是一個人平均的花費,也就是:總人次 / 總預算,越單純的企業活動,越可以依據這個方法去找到適合的活動,比方說一個人的預算大概是 100 元,那或許大家吃一吃,聚聚餐或者送一個小禮物就差不多了,假如是 1,000 元,那可能可以考慮請專業的講師授課,或者到一些教室去玩手作體驗,假如是 3,000 以上,那或許可以朝向舉辦小型演奏會、演唱會或者更多複合式的活動可能。

三、決定活動類型

可以透過參與者的性質來決定活動類型,這一次的企業活動是包含全公司的成員呢?還是特定部門呢?全公司一同參與的活動其實在規劃上就會比較籠統,相比特定部門,如業務部的活動類型可以比較刺激、有活力一些的運動項目,企劃部會比較喜歡靜態的手作、療癒活動等等去規劃。

四、尋找配合廠商

決定了活動類型之後,就可以開始尋找能夠辦活動的廠商囉,如果是小型的手作課程,也可以尋找喜歡的主題,不同的辦課單位、環境體驗也都不太一樣喔,假使是中型的 Team Building 企業活動,可以討論看看是不是要租場地,或者搭配手作課程的內容一起營造起來。如果是比較大型的活動,通常都有特定的活動公關公司會協助舉辦,而大多數的公司以前都辦過了,也都有資源能夠聯絡到。

五、活動總結

活動結束了,預期要用什麼樣的方式去評估成效呢?可以透過量化或質化的方式去評估。還記得企劃書的開頭提到的「活動目標」嗎?可以透過問券的方式去做調查,現在做問券也很簡單,有時候透過線上表單,結合 QR 碼,大家透過手機掃描就可以開始填寫了,現場填寫一點都不麻煩,另一個方式也可以是後續觀察彼此的關係或者互動,總之,訂立了什麼活動目標,最好也可以有檢驗的方法,這樣的企劃書主管最喜歡了。

 

企業活動授課內容 企業活動規劃場地

最後一點提示:場地

企業活動類型大概分為室內與室外,室外活動有可能是一起爬山、淨灘、運動會等等,室內比較常見活動有:體驗活動、手作課程、員工聚餐等等,室外活動的好處是可以呼吸一些新鮮空氣,如果企業成員長期都是坐在電腦前,透過活動帶著大家到室外走走調劑身心是很棒的事情,室內的好處是比較不會累,通常都是比較安靜、舒服的活動。

此外,室內室外的分別,還有一個很需要考慮的,就是活動環境舒適度。室內有冷氣,不會被天氣跟季節影響,夏天涼冬天暖,如果一定要辦在室外,就要考慮到季節了,早春與晚秋都是不錯的選擇,當然雨天的備案以及準備一定要有,誰都不確定會發生什麼事呀~

 

自然系活動體驗

企業活動體驗內容

最後,希望這篇文章能夠幫助到大家,因為我們經手舉辦了許多的活動,一點經驗分享希望大家都能更好。介紹一下我們自己,我們是有肉,是一個熱愛自然、綠意、多肉植物的團隊,平常除了協助企業組織舉辦企業包班活動、手作體驗包班課與員工家庭日之外,在台北大安捷運站旁也有一間實體店面販售多肉植物盆栽,是一處結合了台灣四十幾個盆器設計品牌而成的空間,也會在這個空間開課,在網路的世界裡也經營著一間網路花店,協助盆栽送禮、代客送花等等的服務,我們從 2015 年開始,是個很年輕的團隊,很高興認識你唷。(點圖去看看我們的體驗內容吧!)

 


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